Viesti -> Tulkinta -> Ongelma?
Viesti -> Tulkinta -> Ongelma?
Millaisen esimiehen sinä toivoisit itsellesi? Sellaisen joka ymmärtää työtäsi ja osaa olla aina ymmärtäväinen ja tavoitettavissa. Olipa kyseessä sairauspoissaolo, työstä kieltäytyminen tai lomatoiveista sopiminen, esimies venyy, paukkuu, ymmärtää ja toteuttaa toiveet. Jokainen esimiestyötä tekevä haluaisi venyä tällaiseen ihannekuvaan. Aina se ei kuitenkaan onnistu, sillä on mahdotonta täyttää kaikki ihmisten odotukset, kun todellisuus astuu peliin mukaan.
Kun joutuu tuottamaan pettymyksen tai vaatimaan ihmisiltä jotain, mitä he eivät välttämättä haluaisi tehdä, tilanne vaatii aina hyvää viestintää. Hyvä viestintä on rehellistä, avointa ja välittää mahdollisimman oikeanlaisen viestin vastaanottajalle. Valitettavasti emme kuitenkaan aina ymmärrä saatua viestiä juuri niin, kuin lähettäjä oli sen tarkoittanut.
Emme voi välttää väärinkäsityksiä, mutta tärkeää olisi muistaa, että jokaisella työyhteisön jäsenellä on vastuu omista teoistaan ja sanomisistaan. On hyvä pysähtyä ajattelemaan, miten sanomiseni ymmärretään tai miten viestini mahdollisesti voidaan tulkita. Jos joku loukkaantuu viestistäni, olenko minä lähettäjänä syypää. Todennäköisesti. Tai sitten en. Viestin vastaanottamiseen vaikuttaa moni asia: vastaanottajan asenne, ennakkotiedot ja se, onko viesti mahdollisesti kuultu tai luettu kokonaisuudessaan. Tulkinnalle jää aina varaa.
Olemme tottuneet tuhansia vuosia sitten kommunikoimaan kasvotusten ja myöhemmin savumerkeillä. Niillä viestittiin eloonjäämiseen liittyviä tärkeitä asioita, joissa tulkinnan varaa ei välttämättä ollut: ”Valkoinen mies tulossa” tarkoitti välitöntä uhkaa ja mahdollista hengenmenoa, joten paikalta oli paettava tai taisteltava. Samalla alkukantaisella tavalla reagoimme tänä päivänä vaikkapa sähköposteihin: ”lomasi evätty” tarkoittaa, että oikeuksiani on poljettu ja työni hyvä suorittaminen on vaarassa, joten taistelen. Henkeen ja vereen.
Uhat ja vaarat ovat nykyaikaisessa työelämässä pino paperia tai epämiellyttävä sähköposti, joten reagoimme niihin kivikautisella järjestelmällämme ja reaktiot ovat usein ylimitoitettuja vaaraan nähden. Siksi viestimme eivät saisi aiheuttaa ylimääräistä tykytystä.
Esimiehen on tunnettava vastuunsa ja harjoitettava omaa kykyään viestiä niin selvästi ja ystävällisesti, että ylimääräistä mielipahaa ei synny. Millaisia keinoja sitten oikein on välttää niitä? Jo perusasiat vievät meidät pitkälle onnistuneessa viestinnässä: muista jättää sähköpostiviestinnässä HUUTAMINEN pois, muista tervehtiä, lue viestisi ennen lähettämistä läpi ja kunnioita vastaanottajan kykyä tulkita viesti.
Esimiehen on myös hyvä muistaa, että hän viestii omalle työnantajalleen tuloksesta, vastuullisesta tavasta tehdä työt ja mahdollisesti vielä tuottaa tulosta aikaansaannoksillaan. Ristipaine edellyttää joskus tiukkuutta ja silloin on hyvä muistaa, riitelevätkö ihmiset vai asiat. Asioiden hoitaminen inttämättä, räyhäämättä ja toiset huomioiden kantaa ajan kuluessa hedelmää ja opettavat myös hyvää tapaa alaisille. Meistä jokainenhan kohtelee muita, kuten toivoisi itseään kohdeltavan.
-Lasse Pipinen
Kirjoittaja työskentelee viestintäkonsulttina Viestintätoimisto Deskissä ja on valmentanut mm. Sivupersoonaa sisäisen viestinnän saloihin.
